Digitale Gehaltsabrechnung: Rechtssicherheit, Mitbestimmung und Vorteile im Zeitalter der HR-Transformation

Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on erfasst immer tie­fe­re Berei­che der Unter­neh­mens­ver­wal­tung, und die Gehalts­ab­rech­nung bil­det hier kei­ne Aus­nah­me. Lan­ge Zeit eine papier­in­ten­si­ve und oft feh­ler­an­fäl­li­ge Auf­ga­be, wan­delt sich die Ent­gelt­ab­rech­nung durch tech­no­lo­gi­sche Fort­schrit­te grund­le­gend. Dies bringt nicht nur erheb­li­che Effi­zi­enz­ge­win­ne mit sich, son­dern wirft auch wich­ti­ge Fra­gen hin­sicht­lich Rechts­si­cher­heit, Daten­schutz und Mit­ar­bei­ter­inte­gra­ti­on auf. Ein jüngs­tes Urteil des Bun­des­ar­beits­ge­richts (BAG) hat nun weg­wei­sen­de Klar­heit geschaf­fen und den Weg für eine voll­stän­dig digi­ta­le Ent­gelt­ab­rech­nung geeb­net.

Rechtliche Rahmenbedingungen und das wegweisende BAG-Urteil

Die recht­li­che Grund­la­ge für die Ent­gelt­ab­rech­nung ist in § 108 Abs. 1 der Gewer­be­ord­nung (GewO) ver­an­kert, die vor­schreibt, dass Arbeit­ge­ber ihren Beschäf­tig­ten eine Abrech­nung in „Text­form“ zu ertei­len haben. Lan­ge war umstrit­ten, ob die­se Text­form zwin­gend die Papier­form ein­schließt. Das Bun­des­ar­beits­ge­richt (BAG) hat die­se Fra­ge mit sei­nem Urteil vom 28. Janu­ar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) beant­wor­tet: Arbeit­ge­ber dür­fen Lohn- und Gehalts­ab­rech­nun­gen grund­sätz­lich aus­schließ­lich elek­tro­nisch bereit­stel­len.

Das Urteil, das auf einer Kla­ge einer Ede­ka-Ver­käu­fe­rin basier­te, stell­te klar, dass die Bereit­stel­lung in einem pass­wort­ge­schütz­ten digi­ta­len Mit­ar­bei­ter­por­tal die gesetz­lich gefor­der­te Text­form wahrt. Es gibt kei­nen gene­rel­len Anspruch des Arbeit­neh­mers auf eine Abrech­nung in Papier­form. Das Gericht beton­te jedoch, dass der Anspruch des Arbeit­neh­mers auf eine Ent­gelt­ab­rech­nung eine soge­nann­te Hol­schuld ist. Dies bedeu­tet, dass der Arbeit­ge­ber die Abrech­nung ledig­lich an einer zugäng­li­chen elek­tro­ni­schen Aus­ga­be­stel­le bereit­stel­len muss, aber nicht für den tat­säch­li­chen Zugang beim Arbeit­neh­mer ver­ant­wort­lich ist. Den­noch ist es Pflicht des Arbeit­ge­bers, sicher­zu­stel­len, dass Mit­ar­bei­ten­de ohne pri­va­te Online-Zugriffs­mög­lich­kei­ten die Abrech­nung im Betrieb ein­se­hen und aus­dru­cken kön­nen.

Es ist wich­tig zu beach­ten, dass eine digi­ta­le Lohn­ab­rech­nung wei­ter­hin die inhalt­li­chen Anfor­de­run­gen gemäß § 1 Ent­gelt­be­schei­ni­gungs­ver­ord­nung erfül­len muss, wie bei­spiels­wei­se Anga­ben zu Arbeit­ge­ber- und Mit­ar­bei­ter­da­ten, Abrech­nungs­zeit­raum und Zusam­men­set­zung des Arbeits­ent­gelts.

GewO §108 und die Textform

§ 108 Abs. 1 Satz 1 GewO schreibt die „Text­form“ vor. Nach § 126b des Bür­ger­li­chen Gesetz­bu­ches (BGB) erfor­dert die Text­form eine les­ba­re Erklä­rung, in der die Per­son des Erklä­ren­den genannt ist und die auf einem dau­er­haf­ten Daten­trä­ger abge­ge­ben wur­de. Das BAG-Urteil bestä­tigt nun, dass eine digi­ta­le Bereit­stel­lung die­se Anfor­de­run­gen erfüllt, sofern die Doku­men­te zugäng­lich, unver­än­der­bar, nach­voll­zieh­bar, spei­cher- und druck­bar sind, idea­ler­wei­se im PDF-For­mat.

Die Rolle des Betriebsrats und die Mitbestimmung

Die Ein­füh­rung eines digi­ta­len Mit­ar­bei­ter­post­fachs oder eines Sys­tems zur digi­ta­len Ent­gelt­ab­rech­nung unter­liegt in der Regel der Mit­be­stim­mung des Betriebs­rats. Obwohl das BAG in sei­nem Urteil die grund­sätz­li­che Zuläs­sig­keit rein digi­ta­ler Gehalts­ab­rech­nun­gen bejah­te, ver­wies es den kon­kre­ten Fall an das Lan­des­ar­beits­ge­richt zurück, da noch geklärt wer­den muss­te, ob die Ein­füh­rung und der Betrieb des digi­ta­len Mit­ar­bei­ter­post­fachs in die Zustän­dig­keit des Kon­zern­be­triebs­rats fie­len. Dies unter­streicht die Bedeu­tung der Betei­li­gung des Betriebs­rats bei der Umset­zung.

Eine Kon­zern­be­triebs­ver­ein­ba­rung oder eine Betriebs­ver­ein­ba­rung kann die Regeln für die digi­ta­le Bereit­stel­lung fest­le­gen und somit Akzep­tanz bei der Beleg­schaft schaf­fen. Auch wenn der Betriebs­rat kein expli­zi­tes Mit­be­stim­mungs­recht hin­sicht­lich des „Ob“ der elek­tro­ni­schen Gehalts­ab­rech­nung besitzt, muss der Arbeit­ge­ber ihn unter­rich­ten. Die Zustim­mung der Mit­ar­bei­ten­den zur digi­ta­len Abrech­nung kann expli­zit oder still­schwei­gend erfol­gen, wobei eine schrift­li­che Ein­ver­ständ­nis­er­klä­rung als Nach­weis dient.

Vorteile und Kosteneinsparungen durch digitale Payroll

Die Umstel­lung auf digi­ta­le Gehalts­ab­rech­nung bie­tet zahl­rei­che Vor­tei­le für Unter­neh­men und Mit­ar­bei­ten­de glei­cher­ma­ßen.

Effizienzsteigerung und Kostensenkung

Einer der offen­sicht­lichs­ten Vor­tei­le sind die Kos­ten­ein­spa­run­gen. Unter­neh­men kön­nen auf den Druck und Ver­sand von Papier­ab­rech­nun­gen ver­zich­ten, was Kos­ten für Papier, Druck, Kuverts und Por­to ein­spart. Zudem führt die Auto­ma­ti­sie­rung von Pro­zes­sen zu einer erheb­li­chen Zeit­er­spar­nis in der Per­so­nal­ab­tei­lung. Manu­el­le Auf­ga­ben wer­den mini­miert, was die Pro­duk­ti­vi­tät stei­gert und Frei­räu­me für stra­te­gi­sche­re HR-Auf­ga­ben schafft.

Verbesserte Datenverwaltung und Transparenz

Digi­ta­le Sys­te­me ermög­li­chen einen schnel­len und guten Über­blick über sämt­li­che Aus­ga­ben im Lohn- und Gehalts­be­reich. Daten sind zen­tral abruf­bar und stets aktu­ell, was die Suche nach Infor­ma­tio­nen ver­ein­facht. Dies führt zu einer erhöh­ten Trans­pa­renz bei der Per­so­nal­kos­ten­steue­rung und den Abrech­nungs­pro­zes­sen.

Zugänglichkeit und Mitarbeiterzufriedenheit

Für Mit­ar­bei­ten­de bedeu­tet die digi­ta­le Gehalts­ab­rech­nung jeder­zeit und von über­all Zugriff auf ihre Doku­men­te, oft über siche­re Mit­ar­bei­ter­por­ta­le. Dies för­dert die Trans­pa­renz und gibt eine bes­se­re Infor­ma­ti­ons­grund­la­ge für finan­zi­el­le Ent­schei­dun­gen. Rei­bungs­lo­se Pro­zes­se bei der Gehalts­zah­lung erhö­hen zudem die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit.

Sichere Mitarbeiterportale und Datenschutz bei der Entgeltabrechnung

Die digi­ta­le Lohn­ab­rech­nung umfasst größ­ten­teils per­so­nen­be­zo­ge­ne und oft sen­si­ble Daten. Daher ist der Daten­schutz ein beson­ders wich­ti­ges The­ma. Unter­neh­men müs­sen alle rele­van­ten Geset­ze und Rege­lun­gen beach­ten, ins­be­son­de­re die Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) und das Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG).

DSGVO-Konformität und technische Maßnahmen

Die DSGVO legt zahl­rei­che Pflich­ten und Anfor­de­run­gen fest, um per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten zu schüt­zen. Dazu gehö­ren die Rechen­schafts­pflicht, Daten­si­cher­heit und die Recht­fer­ti­gung für die Daten­ver­ar­bei­tung. Sen­si­ble Daten wie Gesund­heits­da­ten, eth­ni­sche Her­kunft oder Gewerk­schafts­zu­ge­hö­rig­keit erfor­dern noch stren­ge­re Anfor­de­run­gen an Ver­ar­bei­tung und Spei­che­rung.

Siche­re Mit­ar­bei­ter­por­ta­le oder HR-Soft­ware­lö­sun­gen sind essen­ti­ell, um digi­ta­le Lohn­ab­rech­nun­gen ver­schlüs­selt zu über­tra­gen und sicher zu spei­chern. Ein unver­schlüs­sel­ter E‑Mail-Ver­sand ist nicht erlaubt. Cloud-basier­te Lohn­buch­hal­tungs­sys­te­me müs­sen gewähr­leis­ten, dass Daten inner­halb der EU ver­ar­bei­tet wer­den und höchs­te Ver­schlüs­se­lungs­stan­dards ein­hal­ten. Tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men (TOM) sind erfor­der­lich, um die Sicher­heit der Daten zu gewähr­leis­ten.

Aufbewahrungsfristen und Datenminimierung

Arbeit­ge­ber müs­sen die gesetz­li­che Auf­be­wah­rungs­frist von min­des­tens 10 Jah­ren ein­hal­ten. Der Grund­satz der Daten­mi­ni­mie­rung besagt, dass nur die für den jewei­li­gen Zweck erfor­der­li­chen Daten ver­ar­bei­tet wer­den dür­fen.

HR-Digitalisierung Trends und digitale Transformation in HR

Die digi­ta­le Gehalts­ab­rech­nung ist ein inte­gra­ler Bestand­teil der HR-Digi­ta­li­sie­rung und der gesam­ten digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on von HR-Pro­zes­sen. Trends zei­gen, dass immer mehr Unter­neh­men in die Opti­mie­rung ihrer Pay­roll-Pro­zes­se inves­tie­ren, um Effi­zi­enz zu stei­gern, Kos­ten zu sen­ken und die Ein­hal­tung recht­li­cher Vor­schrif­ten zu gewähr­leis­ten.

Moder­ne HR-Abtei­lun­gen müs­sen sich dem digi­ta­len Wan­del stel­len und ihre Pro­zes­se digi­ta­li­sie­ren. Dazu gehö­ren auto­ma­ti­sier­te Work­flows im Bewer­ber­ma­nage­ment, Zeit­er­fas­sung und eben auch in der Lohn­ab­rech­nung. Self-Ser­vice-Sys­te­me gewin­nen an Bedeu­tung, da Mit­ar­bei­ten­de admi­nis­tra­ti­ve Auf­ga­ben eigen­stän­dig erle­di­gen kön­nen, wie die Ein­sicht in Gehalts­ab­rech­nun­gen oder die Urlaubs­pla­nung.

Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on in HR zielt dar­auf ab, papier­ba­sier­te Pro­zes­se in digi­ta­le Abläu­fe umzu­wan­deln und repe­ti­ti­ve Auf­ga­ben zu auto­ma­ti­sie­ren. Dies redu­ziert den manu­el­len Auf­wand, spart Kos­ten, stei­gert die Effi­zi­enz und schafft Frei­räu­me für wert­schöp­fen­de Tätig­kei­ten.

Mitarbeiterkommunikation und Change Management bei der Umstellung

Die größ­te Her­aus­for­de­rung bei der Ein­füh­rung der digi­ta­len Gehalts­ab­rech­nung ist oft nicht die tech­ni­sche Umset­zung, son­dern die Gewin­nung der Mit­ar­bei­ten­den für die Umstel­lung. Eine trans­pa­ren­te und früh­zei­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on ist hier ent­schei­dend.

Unter­neh­men soll­ten ihre Mit­ar­bei­ten­den über die Vor­tei­le der digi­ta­len Abrech­nung auf­klä­ren und sie aktiv in den Ver­än­de­rungs­pro­zess ein­bin­den. Es ist wich­tig, kla­re Infor­ma­tio­nen zur Nut­zung des Por­tals, zum Daten­schutz und zum Pass­wort bereit­zu­stel­len. Beson­ders für älte­re oder tech­nisch weni­ger ver­sier­te Mit­ar­bei­ten­de müs­sen benut­zer­freund­li­che Lösun­gen und Unter­stüt­zung ange­bo­ten wer­den, inklu­si­ve der Mög­lich­keit zum Ein­se­hen und Aus­dru­cken der Abrech­nun­gen im Betrieb.

Indem Unter­neh­men den Nut­zen und Zweck der digi­ta­len Gehalts­ab­rech­nung klar kom­mu­ni­zie­ren und den Betriebs­rat ein­be­zie­hen, kann die Akzep­tanz in der Beleg­schaft deut­lich erhöht wer­den.

Fazit

Das weg­wei­sen­de Urteil des Bun­des­ar­beits­ge­richts vom 28. Janu­ar 2025 mar­kiert einen ent­schei­den­den Schritt in der Digi­ta­li­sie­rung der Arbeits­welt. Es schafft Rechts­si­cher­heit für Arbeit­ge­ber, die ihre Gehalts­ab­rech­nun­gen zukünf­tig aus­schließ­lich digi­tal über siche­re Mit­ar­bei­ter­por­ta­le bereit­stel­len wol­len. Die Erfül­lung der Text­form gemäß § 108 GewO durch digi­ta­le Doku­men­te ist nun klar bestä­tigt. Trotz die­ser grund­sätz­li­chen Erlaub­nis blei­ben wich­ti­ge Pflich­ten bestehen: die Gewähr­leis­tung des Daten­schut­zes nach DSGVO, die Berück­sich­ti­gung der Mit­be­stim­mungs­rech­te des Betriebs­rats und die Sicher­stel­lung des Zugangs für alle Mit­ar­bei­ten­den, auch ohne pri­va­te Online-Mög­lich­kei­ten. Die digi­ta­le Gehalts­ab­rech­nung bie­tet immense Vor­tei­le in Bezug auf Kos­ten­ein­spa­rung, Effi­zi­enz und Trans­pa­renz und ist ein zen­tra­ler Bau­stein der moder­nen HR-Trans­for­ma­ti­on. Der Erfolg der Umset­zung hängt maß­geb­lich von einer trans­pa­ren­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on und akti­ven Ein­bin­dung der Beleg­schaft ab, um Akzep­tanz zu schaf­fen und die Mit­ar­bei­ten­den auf die­sem digi­ta­len Weg mit­zu­neh­men.

Weiterführende Quellen

https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/entgeltabrechnungen-als-elektronisches-dokument/

https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html

https://www.handwerksblatt.de/betriebsfuehrung/rein-digitale-lohnabrechnung-ist-erlaubt