Die digitale Transformation erfasst immer tiefere Bereiche der Unternehmensverwaltung, und die Gehaltsabrechnung bildet hier keine Ausnahme. Lange Zeit eine papierintensive und oft fehleranfällige Aufgabe, wandelt sich die Entgeltabrechnung durch technologische Fortschritte grundlegend. Dies bringt nicht nur erhebliche Effizienzgewinne mit sich, sondern wirft auch wichtige Fragen hinsichtlich Rechtssicherheit, Datenschutz und Mitarbeiterintegration auf. Ein jüngstes Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat nun wegweisende Klarheit geschaffen und den Weg für eine vollständig digitale Entgeltabrechnung geebnet.
Rechtliche Rahmenbedingungen und das wegweisende BAG-Urteil
Die rechtliche Grundlage für die Entgeltabrechnung ist in § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) verankert, die vorschreibt, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten eine Abrechnung in „Textform“ zu erteilen haben. Lange war umstritten, ob diese Textform zwingend die Papierform einschließt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Frage mit seinem Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) beantwortet: Arbeitgeber dürfen Lohn- und Gehaltsabrechnungen grundsätzlich ausschließlich elektronisch bereitstellen.
Das Urteil, das auf einer Klage einer Edeka-Verkäuferin basierte, stellte klar, dass die Bereitstellung in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterportal die gesetzlich geforderte Textform wahrt. Es gibt keinen generellen Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Abrechnung in Papierform. Das Gericht betonte jedoch, dass der Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Entgeltabrechnung eine sogenannte Holschuld ist. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber die Abrechnung lediglich an einer zugänglichen elektronischen Ausgabestelle bereitstellen muss, aber nicht für den tatsächlichen Zugang beim Arbeitnehmer verantwortlich ist. Dennoch ist es Pflicht des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass Mitarbeitende ohne private Online-Zugriffsmöglichkeiten die Abrechnung im Betrieb einsehen und ausdrucken können.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine digitale Lohnabrechnung weiterhin die inhaltlichen Anforderungen gemäß § 1 Entgeltbescheinigungsverordnung erfüllen muss, wie beispielsweise Angaben zu Arbeitgeber- und Mitarbeiterdaten, Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.
GewO §108 und die Textform
§ 108 Abs. 1 Satz 1 GewO schreibt die „Textform“ vor. Nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) erfordert die Textform eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wurde. Das BAG-Urteil bestätigt nun, dass eine digitale Bereitstellung diese Anforderungen erfüllt, sofern die Dokumente zugänglich, unveränderbar, nachvollziehbar, speicher- und druckbar sind, idealerweise im PDF-Format.
Die Rolle des Betriebsrats und die Mitbestimmung
Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs oder eines Systems zur digitalen Entgeltabrechnung unterliegt in der Regel der Mitbestimmung des Betriebsrats. Obwohl das BAG in seinem Urteil die grundsätzliche Zulässigkeit rein digitaler Gehaltsabrechnungen bejahte, verwies es den konkreten Fall an das Landesarbeitsgericht zurück, da noch geklärt werden musste, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fielen. Dies unterstreicht die Bedeutung der Beteiligung des Betriebsrats bei der Umsetzung.
Eine Konzernbetriebsvereinbarung oder eine Betriebsvereinbarung kann die Regeln für die digitale Bereitstellung festlegen und somit Akzeptanz bei der Belegschaft schaffen. Auch wenn der Betriebsrat kein explizites Mitbestimmungsrecht hinsichtlich des „Ob“ der elektronischen Gehaltsabrechnung besitzt, muss der Arbeitgeber ihn unterrichten. Die Zustimmung der Mitarbeitenden zur digitalen Abrechnung kann explizit oder stillschweigend erfolgen, wobei eine schriftliche Einverständniserklärung als Nachweis dient.
Vorteile und Kosteneinsparungen durch digitale Payroll
Die Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen.
Effizienzsteigerung und Kostensenkung
Einer der offensichtlichsten Vorteile sind die Kosteneinsparungen. Unternehmen können auf den Druck und Versand von Papierabrechnungen verzichten, was Kosten für Papier, Druck, Kuverts und Porto einspart. Zudem führt die Automatisierung von Prozessen zu einer erheblichen Zeitersparnis in der Personalabteilung. Manuelle Aufgaben werden minimiert, was die Produktivität steigert und Freiräume für strategischere HR-Aufgaben schafft.
Verbesserte Datenverwaltung und Transparenz
Digitale Systeme ermöglichen einen schnellen und guten Überblick über sämtliche Ausgaben im Lohn- und Gehaltsbereich. Daten sind zentral abrufbar und stets aktuell, was die Suche nach Informationen vereinfacht. Dies führt zu einer erhöhten Transparenz bei der Personalkostensteuerung und den Abrechnungsprozessen.
Zugänglichkeit und Mitarbeiterzufriedenheit
Für Mitarbeitende bedeutet die digitale Gehaltsabrechnung jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Dokumente, oft über sichere Mitarbeiterportale. Dies fördert die Transparenz und gibt eine bessere Informationsgrundlage für finanzielle Entscheidungen. Reibungslose Prozesse bei der Gehaltszahlung erhöhen zudem die Mitarbeiterzufriedenheit.
Sichere Mitarbeiterportale und Datenschutz bei der Entgeltabrechnung
Die digitale Lohnabrechnung umfasst größtenteils personenbezogene und oft sensible Daten. Daher ist der Datenschutz ein besonders wichtiges Thema. Unternehmen müssen alle relevanten Gesetze und Regelungen beachten, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
DSGVO-Konformität und technische Maßnahmen
Die DSGVO legt zahlreiche Pflichten und Anforderungen fest, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören die Rechenschaftspflicht, Datensicherheit und die Rechtfertigung für die Datenverarbeitung. Sensible Daten wie Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft oder Gewerkschaftszugehörigkeit erfordern noch strengere Anforderungen an Verarbeitung und Speicherung.
Sichere Mitarbeiterportale oder HR-Softwarelösungen sind essentiell, um digitale Lohnabrechnungen verschlüsselt zu übertragen und sicher zu speichern. Ein unverschlüsselter E-Mail-Versand ist nicht erlaubt. Cloud-basierte Lohnbuchhaltungssysteme müssen gewährleisten, dass Daten innerhalb der EU verarbeitet werden und höchste Verschlüsselungsstandards einhalten. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sind erforderlich, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Aufbewahrungsfristen und Datenminimierung
Arbeitgeber müssen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren einhalten. Der Grundsatz der Datenminimierung besagt, dass nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden dürfen.
HR-Digitalisierung Trends und digitale Transformation in HR
Die digitale Gehaltsabrechnung ist ein integraler Bestandteil der HR-Digitalisierung und der gesamten digitalen Transformation von HR-Prozessen. Trends zeigen, dass immer mehr Unternehmen in die Optimierung ihrer Payroll-Prozesse investieren, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Einhaltung rechtlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Moderne HR-Abteilungen müssen sich dem digitalen Wandel stellen und ihre Prozesse digitalisieren. Dazu gehören automatisierte Workflows im Bewerbermanagement, Zeiterfassung und eben auch in der Lohnabrechnung. Self-Service-Systeme gewinnen an Bedeutung, da Mitarbeitende administrative Aufgaben eigenständig erledigen können, wie die Einsicht in Gehaltsabrechnungen oder die Urlaubsplanung.
Die digitale Transformation in HR zielt darauf ab, papierbasierte Prozesse in digitale Abläufe umzuwandeln und repetitive Aufgaben zu automatisieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand, spart Kosten, steigert die Effizienz und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.
Mitarbeiterkommunikation und Change Management bei der Umstellung
Die größte Herausforderung bei der Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung ist oft nicht die technische Umsetzung, sondern die Gewinnung der Mitarbeitenden für die Umstellung. Eine transparente und frühzeitige Kommunikation ist hier entscheidend.
Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden über die Vorteile der digitalen Abrechnung aufklären und sie aktiv in den Veränderungsprozess einbinden. Es ist wichtig, klare Informationen zur Nutzung des Portals, zum Datenschutz und zum Passwort bereitzustellen. Besonders für ältere oder technisch weniger versierte Mitarbeitende müssen benutzerfreundliche Lösungen und Unterstützung angeboten werden, inklusive der Möglichkeit zum Einsehen und Ausdrucken der Abrechnungen im Betrieb.
Indem Unternehmen den Nutzen und Zweck der digitalen Gehaltsabrechnung klar kommunizieren und den Betriebsrat einbeziehen, kann die Akzeptanz in der Belegschaft deutlich erhöht werden.
Fazit
Das wegweisende Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 markiert einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung der Arbeitswelt. Es schafft Rechtssicherheit für Arbeitgeber, die ihre Gehaltsabrechnungen zukünftig ausschließlich digital über sichere Mitarbeiterportale bereitstellen wollen. Die Erfüllung der Textform gemäß § 108 GewO durch digitale Dokumente ist nun klar bestätigt. Trotz dieser grundsätzlichen Erlaubnis bleiben wichtige Pflichten bestehen: die Gewährleistung des Datenschutzes nach DSGVO, die Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und die Sicherstellung des Zugangs für alle Mitarbeitenden, auch ohne private Online-Möglichkeiten. Die digitale Gehaltsabrechnung bietet immense Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparung, Effizienz und Transparenz und ist ein zentraler Baustein der modernen HR-Transformation. Der Erfolg der Umsetzung hängt maßgeblich von einer transparenten Kommunikation und aktiven Einbindung der Belegschaft ab, um Akzeptanz zu schaffen und die Mitarbeitenden auf diesem digitalen Weg mitzunehmen.
Weiterführende Quellen
https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/entgeltabrechnungen-als-elektronisches-dokument/
https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html
https://www.handwerksblatt.de/betriebsfuehrung/rein-digitale-lohnabrechnung-ist-erlaubt